Keine Frage: Die Verlängerung eines internationalen Versicherungsprogramms ist ein komplexer Prozess. Aber haben Sie sich schon einmal gefragt, warum ein Renewal zusätzlich auch noch zeit- und arbeitsaufwändig sein muss?

Technologie spielt eine entscheidende Rolle, damit der gesamte Prozess optimal läuft und menschliche Fehler bei der Datenerhebung möglichst vermieden werden können. Aber das gelingt nur, wenn die eingesetzten IT-Tools auch geeignet sind, Sie, ihr Team und alle Beteiligten bei allen anfallenden Aufgaben zu unterstützen. Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre aktuellen Systeme Ihre Anforderungen nur unzureichend abbilden, sollten Sie dringend über Änderungen nachdenken.

Wie finden Sie also heraus, ob Sie ein neues, moderneres und effizienteres IT-Tool benötigen?

1. Ihr Renewalprozess dauert zu lange

Wir alle wissen: Ein Renewal ist anspruchsvoll und zeitaufwändig. Doch es gibt eine Grenze, wie viel Zeit Sie in das Einsammeln, Bereinigen und Zusammenkopieren Ihrer Risiko-, Versicherungs- und Schadendaten investieren sollten. Risk & Insurance Manager oder Broker, die sich für Excel als „Renewal-Tool“ entschieden haben, benötigen für den gesamten Renewalprozess bis zu 2,5 Monate. Viel Zeit wird dabei ver(sch)wendet mit dem

• Validieren von Daten,
• Konsolidieren von Excel-Tabellen,
• Überwachen des Renewalfortschritts,
• Erinnern von Niederlassungen, die Ihren Renewalfragebogen nicht eingereicht haben.

Mit Hilfe einer modernen Datenmanagement-Plattform in Form eines RMIS (Risikomanagement-Informationssystem), lassen sich diese Probleme effizient lösen. Warum? Weil ein RMIS

• sämtliche Informationen an einem zentralen Ort speichert (man spricht auch von „Single Point of Truth“ oder SPOT).
• volle Transparenz über den aktuellen Stand des Renewals bietet: wer ist wie weit mit der Beantwortung des Renewalfragebogens?
• das lästige „Erinnerungsmanagement“ automatisiert, sodass Erinnerungen zeitnah verschickt und benötigte Informationen rechtzeitig erhalten werden.
• die Daten bereits bei der Erfassung validiert, sodass Sie sich nicht durch unzählige Excel-Tabellenblätter kämpfen müssen, um den Fehler zu finden.

Unternehmen, die Ihren Renewalprozess mit Hilfe eines modernen IT-Tools transparenter und effizienter gestalten, sparen Zeit und Kosten. Die Kosteneinsparungen resultieren allerdings nicht nur aus der eigentlichen Optimierung des Renewalprozesses.

Ein weiterer positiver Effekt sind Prämieneinsparungen und bessere Versicherungskonditionen, die sich aus qualitativ hochwertigen und vollständigen Risikodaten ergeben. Einige unserer Kunden haben allein aufgrund von besseren Daten Prämieneinsparungen von bis zu 30% erzielt!

2. Die Daten geben Ihr Risikoprofil unvollständig wieder

Daten sind das Öl, das den „Underwriting-Motor“ Ihres Versicherers zu Höchstleistungen bringt. Je mehr qualitativ hochwertige und detaillierte Daten Sie dem Markt zur Verfügung stellen, desto glaubhafter wird Ihre „Geschichte“, bzw. Submission. Allein die Tatsache, dass Sie ein RMIS im Einsatz haben und Daten auf Knopfdruck in aussagekräftige Informationen umwandeln können, zeigt Versicherern eindrucksvoll Ihre professionelle Einstellung als Risk & Insurance Manager.

Aber: Wenn Sie (oder Ihr Broker) auch 2016 noch „Renewalmanagement-by-Excel-Tabellen“ machen, dann werden Sie wahrscheinlich nicht in den Genuss der genannten Vorteile kommen. Denn mit einer Excel-basierten Datenmanagement-„Lösung“ schaffen Sie denkbar schlechte Voraussetzungen für hochwertige Daten. Das Problem mit Excel als Renewaltool ist folgendes:

• Es ist schlicht kein Datenmanagement-Tool. Nein, ist es wirklich nicht.
• Es ist anfällig für Eingabefehler und Manipulationen.
• Es ist nicht ohne Programmieraufwand möglich, Daten aus verschiedenen Dateien mit einander zu vergleichen.
• Es ist nicht auditierbar. Wird ein Feld mit einem neuen Wert überschrieben, ist der alte Wert weg.

Heutzutage gibt es so viele bessere Alternativen zu Excel als Datenerhebungs- und -konsolidierungstool (zugegeben: Für die Datenanalyse/-auswertung ist Excel hervorragend geeignet!). Ein modernes Renewal-Tool sollte Ihnen die Möglichkeit bieten,

• Daten über webbasierte Formulare und Fragebögen schnell und einfach zu erfassen.
• Eingabefehler und Anomalien bereits bei der Datenerfassung zu erkennen, um diese zeitnah korrigieren zu können.
• sich jederzeit einen Überblick über noch ausstehende Renewalfragebögen zu verschaffen.
• sich selber aussagekräftige Auswertungen, Berichte und Dashboards zu erstellen, um diesbezüglich weniger abhängig von Ihrem Broker zu sein.

Ein Tool, dessen Zweck darin besteht, Sie bei der (weltweiten) Erfassung qualitativ hochwertiger Renewaldaten und der Erstellung einer ebenso hochwertigen Submission zu unterstützen, erhöht Ihre Chancen auf die besten Prämien und Konditionen für Ihre Risiken.

3. Ihr Renewalfragebogen ist nicht intuitiv

Die Phase der Datenkonsolidierung ist zweifelsohne der schwierigste Teil des Renewalprozesses. Zu wissen, wo die Niederlassung bei der Beantwortung der Fragen stehen (und wo Sie eventuell Probleme haben) und dass die gelieferten Informationen vollständig und korrekt sind hat einen großen Einfluss auf den Renewalerfolg.

Nicht weniger wichtig ist es, den Renewalprozess für die verantwortlichen Manager der Niederlassungen so einfach und verständlich wie möglich zu machen. Auch hier hilft ein modernes Renewal-Tool, denn es bietet die Möglichkeiten,

• E-Mail-Erinnerungen automatisch zu versenden,
• den Fragebogen mit Vorjahreswerten als „Default“ zu befüllen,
• Standardberichte für die Submission auf Knopfdruck zu erstellen.

Wie jede gute Software sollte auch ein Renewal-Tool intuitiv bedienbar und einfach erlernbar sein, sodass die User Experience von Anfang an positiv ist.

Ein modernes RMIS wird diesem Anspruch gerecht, denn es erlaubt dem Nutzer, seine Daten in einem einzigen Fragenbogen, von jedem mobilen Endgerät zu erfassen und jederzeit einen Überblick über den Grad der Vervollständigung zu haben.

Intuitive und einfache Bedienung sind die Grundlage für eine hohe Akzeptanz des Systems auf Benutzerseite. Nutzerakzeptanz wiederum ist die Voraussetzung für qualitativ hochwertige Daten, eine erstklassige Submission und - last but not least - risikoadäquate Prämien und Konditionen. 

Benötigt Ihr Renewalprozess ein Upgrade?

Kommen Ihnen die genannten Probleme bekannt vor? Haben Sie auch oft Renewal-Kopfschmerzen, weil Sie befürchten, die Ausschreibungsunterlagen nicht rechtzeitig zusammengestellt zu bekommen? Ein RMIS wirkt wie eine Kopfschmerztablette für Ihren alljährlichen Renewalstress, denn es hilft Ihnen, den Durchblick zu behalten, und sich auf die wesentlichen Dinge zu konzentrieren.

Wollen Sie noch mehr Tipps, wie Sie Ihren Renewalprozess optimieren können? Dann laden Sie sich unseren Leitfaden „Optimieren Sie Ihre Renewal mit Hilfe von Technologie“ herunter.