Keine Frage: Ihre Risikomanagemement-Software war topmodern, als sie sie vor etlichen Jahren selber entwickelt oder gekauft haben. Aber etliche Jahre später fragen Sie sich vielleicht:

"Unterstützt die Software mich eigentlich noch bei meiner Arbeit oder ist sie eher lästig, weil sie nicht mehr mit den sich ständig ändernden Anforderungen Schritt halten kann?“

Was gestern topmodern war, ist - technologisch gesehen - heute meist schon veraltet. Das gilt leider auch für Risikomanagement-Software. Vielleicht sollten Sie sich an dieser Stelle eingestehen, dass die gekauften oder selber entwickelten IT-Tools (vielleicht sogar auf Excel-Basis?) für das Management Ihrer immer mehr und vielfältiger werdenden Risiko- und Versicherungsdaten nicht mehr geeignet sind und ihre Anforderungen an ein modernes Datenmanagement und Reporting nicht mehr erfüllen.

Daher im folgenden meine 8 Gründe, warum ich denke, dass es an der Zeit ist, ihre Alt-Software in den wohlverdienten Ruhestand zu schicken und sich nach einer modernen Softwarelösung umzuschauen.

Grund 1: Schlechte Datenqualität

Je mehr ihre Software davon abhängt, dass Menschen Daten auf einem Stück Papier händisch erfassen oder in eine Liste oder Datenbank eintragen und je mehr Sie und Ihr Team diese Daten dann wiederum manuell überprüfen, zusammenführen und auswerten müssen, desto größer ist die Gefahr von Datenqualitätsproblemen.

Denn jeder noch so kleine Fehler oder Zahlendreher kann dazu führen, dass sie falsche Entscheidung treffen, weil die Datengrundlage schlecht, unvollständig oder veraltet ist.

Moderne Datenmanagement Plattformen schaffen Abhilfe durch einfach bedienbare online-Formulare mit Kontexthilfe, Pflichtfeldern und Plausibilitätsprüfungen. Das ermöglicht zweierlei: Zum einen ist sichergestellt, dass die Daten bereits bei der Erfassung vor Ort qualitativ hochwertig sind. Zum anderen stellt ein einfach gehaltenes Meldesystem keine Beeinträchtigung der eigentlichen Tätigkeit des jeweiligen Erfassers dar.

Grund 2: Beschäftigt sein heißt nicht produkt sein

Auch ihr Tag hat nur 24 Stunden. Die Zeit, die sie mit dem Einsammeln, hin und her kopieren und Überprüfen von Daten verbringen, ist Zeit, die ihnen für ihre eigentliche Aufgabe fehlt: nämlich risiko- und versicherungsrelevante Entscheidungen zu treffen, die auf nachvollziehbaren Fakten basieren (und möglichst nicht auf ihrem Bauchgefühl).

Moderne Software Lösung automatisieren die vielen lästigen und fehleranfälligen administrativen Aufgaben im Zusammenhang mit dem Datenmanagement, wie das Validieren, Konsolidieren und Auswerten von Daten aus unterschiedlichen Quellen. So können Sie sich auf die wirklich wichtigen und wertschöpfenden Tätigkeiten fokussiere.

Grund 3: Ihre Software kettet Sie an Ihren Schreibtisch 

Klassische Client-Server-Softwarelösungen sind im mobilen Zeitalter eher unpraktisch . Denken Sie nur einmal an die typische Situation, in der ein Mitarbeiter oder Werksleiter vor Ort zunächst ein Meldeformular oder einen Fragebogen zunächst analog auf Papier ausfüllen muss, um die Informationen dann ein zweites Mal am Desktop-PC händisch in eine digitale Fassung zu überführen.

Dank der immer häufiger anzutreffenden Prämisse „Mobile-First“ und der Verbreitung von Smartphones und Tablets können Daten dort erfasst werden, wo sie anfallen: nämlich vor Ort zeitnah, digital und ohne Medienbrüche.

Grund 4: Ausfallzeiten

Zeit ist Geld. Wenn ihre Software aufgrund von Upgrades, Updates oder sonstigen Wartungsarbeiten zeitweise nicht zur Verfügung steht, dann steht auch ihre Abteilung still. Eine moderne SaaS/ Cloud-basierte Datenmanagement Lösung bietet 24/7 Verfügbarkeit und Support, so dass Sie sich auf Ihre Arbeit konzentrieren können, wie z.B. das Managen von Risiken.

Grund 5: Verteilte Datensilos

Managen auch Sie Risikoregister, Standortübersichten, Schadenlisten oder Policy Abstracts mit Hilfe hunderter Excel-Listen? Seien Sie versichert: Sie sind nicht alleine. Dennoch: Das hin und her Kopieren von Daten ist nicht nur zeitaufwendig (teuer!), sondern auch fehleranfällig (teuer !) und macht es fast unmöglich, Daten im Gesamtkontext zu analysieren (sehr teuer!)

Der Grundgedanke eines modernen RMIS ist es, einen zentralen Single Point of Truth (SPOT) für alle Ihre Risiko- und Versicherungsdaten zu schaffen, bzw. eine Datendrehscheibe, auf der alle Prozessbeteiligten gemeinsam arbeiten und sich auf dem Laufenden halten.

Grund 6: Reporting-Albträume

Wie lange benötigen Sie für das Erstellen von ansprechenden und aussagekräftigen Auswertung und Dashboards (jenseits der statischen Standardberichte, die ihnen ihre Alt-Software bietet. Und evtl. hat Ihre Software gar keine Reportingfunktion, so dass Sie sich Ihre Daten für Auswertungszwecke nach Excel herunterladen müssen).

Moderne RMIS bieten integrierte Analytics-Tools, die es Nutzern ermöglichen, mit Ihren Daten zu interagieren und aussagekräftige Datenvisualisierungen zu erstellen. Und zwar auf Knopfdruck und ohne Ausbildung zum Programmierer.

Grund 7: Datensicherheit und Auditierbarkeit

Management-by-Excel? Access Datenbanken? Excel-Listen auf SharePoint? Wie steht es bei Ihnen mit der Sicherheit und Auditierbarkeit ihre Risikodaten? Bei einer gehosteten und entsprechend zertifizierten Lösung (z.B. ISO 27001) ist garantiert, dass Ihre Daten sich und jederzeit auditierbar sind (auf Datensatz- und sogar auf Einzelfeldebene).

Grund 8: Hohe TCO (Total Cost of Ownership)

 Addieren Sie die Kosten der Datenadministration (anfragen, überprüfen, Fehler beheben, zusammenführen, auswerten, etc.) und die anfallenden Kosten für die Systemwartung (Zertifizierungen, Entwicklungskosten, Zertifizierungen, ext. Lizenzen, etc.) zusammen und sie werden erkennen, dass das Aufrechterhalten Ihren aktuellen Prozesse und IT-Landschaft viele Ressource (Zeit, Personal, Geld) verschlingt.

Die Nachteile, die eine veraltete Risikomanagement-Software mit sich bringt, sind bereits enorm: Aber im Vergleich zu hohen Wartungskosten wiegen die Kosten von nicht getroffenen, verspäteten oder falschen Entscheidung eventuell noch viel schwerer.

Björn Heck ist Director bei der Ventiv Technology Deutschland GmbH. Schreiben Sie Björn eine E-Mail: bjoern.heck@ventivtech.com