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Wie Sie Datensilos aufbrechen und Risikokosten senken

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Wir dürsten nach Informationen und ertrinken in Daten

Datensilos und sogenannte Schattenanwendungen stellen für viele Unternehmen ein ernst zu nehmendes Problem dar. Und die Abteilungen, die sich um das konzernweite Risiko- und Versicherungsmanagement kümmern, sind vom "Datensilo-Problem" genauso betroffen.

Da gibt es zum Beispiel die Sachschadenliste von Versicherer A, die Haftpflichtschadenliste von Versicherer B und die Liste der weltweiten Transportschäden vom Broker, der das internationale Transportprogramm betreut. Und dann gibt es vielleicht noch eine selbstgebaute online-Lösung für die Erfassung nicht-versicherter Ereignisse bzw. Schäden innerhalb des Selbstbehaltes.

Die Liste mit solchen Datensilos lässt sich beliebig erweitern; so gibt es für die Verwaltung der standortbezogenen Risikoinformationen wie Versicherungssummen, Gebäudebauweise, Umsätze, Anzahl der Mitarbeiter, etc. verschiedene Excel-Listen mit vielen Reitern, unzähligen Spalten und Makros, die Felder sperren oder Daten auf Plausibilität prüfen. Der Begriff „Excel-Tapete“ ist in diesem Zusammenhang zutreffender.

Und was Daten und Informationen zu Risk Engineering Aktivitäten wie Brandschutzbesichtigungen, Empfehlungen und damit verbundene Kosten anbelangt: Diese liegen entweder bei den Property Loss Control Ingenieuren des Versicherers oder verstauben in Aktenordnern beim Kunden.

Beim Thema Risikoregister ergibt sich ein ähnlich trauriges Bild. Viele Unternehmen, die begonnen haben, ihre Risiken strukturiert zu erfassen und zu managen, bleiben bei Excel als Tool der Wahl hängen. Betrachtet man die vielen Prozesse und dabei anfallenden Datenmengen, die Risk & Insurance Management Abteilungen mit Hilfe von selbstgebauten IT-Tools versuchen zu bewältigen, dann liegt der Vergleich mit einem „Daten-Zoo“ nahe.

Das Problem mit Datensilos

Ihre über die Jahre gewachsenen Datensilos fordern ihren Tribut in Form von Einbußen bei der Produktivität, Datenqualität und Transparenz. Die eh schon stark eingebundenen Mitarbeiter Ihrer inhouse Versicherungsabteilung sind den größten Teil ihrer Zeit damit beschäftigt, Daten vom Versicherer, Makler und von den Niederlassungen anzufragen, zu überprüfen und händisch zu konsolidieren. Entscheidungsträger müssen diese Daten anschließend mühsam in mehr oder wenig aussagekräftige Auswertungen überführen.

Und dennoch klappt es irgendwie nicht, sich zeitnah einen Überblick über die unternehmensweite Versicherungs-, Schaden- und Risikosituation zu verschaffen.

Viele Risk- und Insurance Manager haben für das Management ihrer Risiko- und Versicherungsdaten keinen langfristigen Plan. Sie verlassen sich entweder auf die Daten, die sie von ihren Dienstleistern zur Verfügung gestellt bekommen (meistens auf Anfrage und oft unvollständig oder sogar falsch). Oder sie führen ad-hoc IT-Tools ein, die genau für die Lösung eines konkreten Problems passen. Die Folgen dieses Wildwuchses sind geringe Produktivität, falsche und unvollständige Daten, fehlende Transparenz und hohe Kosten.

1. Geringe Produktivität

Wie bereits beschrieben, führen Daten, die auf viele Silos verteilt sind, zu hohem administrativen Aufwand und ebenso hohen Suchkosten. Das ist Zeit, die für wichtige Aufgaben, wie die Optimierung des Versicherungskonzeptes, die Sicherstellung eines adäquaten Versicherungsschutzes oder die Identifikation von Maßnahmen zur Schadenprävention, nicht zur Verfügung steht.

2. Falsche und unvollständige Daten

Sobald Daten händisch erfasst werden, steigt das Risiko für Falscheingaben. Das bedeutet, dass falsche Daten gespeichert werden. Wenn Risikomanager auf Basis falscher Daten Entscheidungen treffen, sind diese unter Umständen ebenfalls falsch und schlecht für Ihr Unternehmen.

Schlimmer noch: wenn Sie die gleichen Datenelemente und Informationen in unterschiedlichen Systemen speichern, dann gibt es nicht nur eine einzige Version der Wahrheit bzw. einen SPOT (Single Point of Truth), sondern mehrere. Wenn eine Version aktualisiert wird und die andere nicht, entstehen Inkonsistenzen. Das führt beim Entscheidungsprozess zu der Frage, welche Version denn nun die richtige und aktuelle ist.

3. Fehlende Transparenz

Datensilos führen auch dazu, dass die zeitnahe Verteilung von entscheidungsrelevanten Informationen an relevante Personen mühsam und zeitaufwändig ist. Denn die benötigen Daten müssen aus unzähligen verteilten Datensilos extrahiert oder bei Ihren Niederlassungen und Business Units angefragt werden, bevor sie zu Reportingzwecken konsolidiert werden können.

Das Erstellen von Auswertungen, Übersichten, Dashboards oder Ausschreibungsunterlagen wird so zu einer Vollzeitbeschäftigung über mehrere Wochen. Und weil der Prozess der Erhebung, Konsolidierung und Auswertung von Daten so lange dauert, haben viele Risk & Insurance Manager verständlicherweise den Glauben an die Machbarkeit und Sinnhaftigkeit eines regelmäßigen Reportings verloren.

Risikomanager, die es dennoch versuchen, verschwenden viele Stunden damit, fehlerbehaftete, veraltete und zusammenhangslose Daten zu etwas Sinnvollem zu verbinden. Das Ergebnis sind Entscheidungen, die nicht auf Fakten basieren, sondern auf dem Bauchgefühl des Risk & Insurance Managers. Das führt zu unnötig hohen Versicherungs- und Schadenkosten.

Eine integrierte, Cloud-basierte Datenmanagement-Lösung bricht Datensilos auf

Integrierte Software-Lösungen für das Risk- und Insurance Management sind genau für einen Zweck entwickelt worden: Datensilos aufzubrechen, die im Zuge von typischen Prozessen quasi ad-hoc entstanden sind (Vertrags-/Programm-Management, Risikomanagement, Schadenmanagement, Renewalmanagement, etc.). Das Herz einer solchen Datenmanagement-Lösung ist ein gemeinsames, zentrales Datenlager in einem geschützten Bereich im Web. Die Module der Software (z.B. Vertrags-, Schaden-, Risikomanagement) speichern Ihre Daten in dieser zentralen Datenbank ab. Nutzer der Softwarelösung können auf diese Daten in Echtzeit zugreifen (entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt).

Der große Vorteil: Sie müssen die Daten nur einmal erfassen und dann sind sie konsistent über alle Module für alle berechtigten Nutzer sofort verfügbar.

Ein solcher sogenannter SPOT (Single Point of Truth) ist die Grundlage für die Optimierung der unternehmensweiten Risikokosten (TCOR), denn durch das Aufbrechen Ihrer Datensilos wird die Produktivität erhöht, die Qualität von Entscheidungen durch mehr Transparenz verbessert und administrative Kosten werden gesenkt.

Mit einer solchen webbasierten und integrierten Datenmanagement-Lösungen haben Sie als Risk- und Insurance Manager ein Tool an der Hand, das Ihnen z.B. dabei hilft, Lücken (oder unnötige Deckungen) im Versicherungsschutz zu identifizieren oder wiederkehrende Schadenmuster und Trends auszumachen. Das hilft, Kosten zu sparen und den positiven Beitrag eines konzernweiten Risiko- und Versicherungsmanagements auf das Unternehmensergebnis aufzuzeigen.

 

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Kategorien: Datenmanagement Analytics und Reporting