It’s the most wonderful time oft the year…Bald ist es wieder soweit: Nicht Weihnachten, sondern die Renewal-Season steht vor der Tür. Dann stellen sich mal wieder unzählige Konzernversicherungsmanager (aber auch Industrieversicherungsmakler) die Frage, wie sie die Risiko- und Versicherungsdaten ihrer internationalen Standorte und Business Units (bzw. die ihrer Industriekunden) möglichst schlank abfragen, überprüfen und „underwritingfreundlich“ aufbereiten.

Dabei ist der Renewalprozess jedes Jahr mehr oder weniger gleich und sollte damit eigentlich gut planbar sein: Excel-Listen mit den aktuellen Standortstammdaten, Vorjahreswerten und risikorelevanten Daten an die Verantwortlichen in den BUs schicken mit der Bitte, diese zeitnah um die aktuellen Werte zu ergänzen und eventuelle Änderung in der Risikosituation bekanntzugeben (das alles natürlich mit entsprechenden Instruktionen, wie die Listen auszufüllen sind und den üblichen Do’s und Dont’s).

Dann werden die Excel-Listen – die die Business Units natürlich in der gewünschten Qualität und ohne Erinnerungen - per Copy & Paste zusammenkopiert, überprüft, aufbereitet und an den Programmversicherer verschickt. Sowie die Theorie. In der Realität ist der Renewalprozess allerdings alles andere als trivial.

• Welche Business Units haben Renewal-Fragebögen in welcher Qualität zurückgeschickt?
• Welche Business Unit sind noch bei der Bearbeitung. Welche Daten aus welchen Bereichen fehlen noch?
• Welche Business Units haben noch gar nicht angefangen?
• Wo gibt es Abweichungen und sind diese nachvollziehbar begründet?
• Sind unterjährig neue Standorte/Risiken hinzugekommen oder weggefallen und wurde entsprechend vermerkt?
• Ist der Verantwortliche aus dem letzten Jahr auch dieses Jahr noch der richtige Ansprechpartner?
• Muss die Beantwortung bestimmter Fragen u.U. an weitere Personen delegiert werden?

Ein Renewal ist ein interaktiver Prozess

Es wird oft unterschätzt, dass es sich bei einem Renewal um einen interaktiven Prozess handelt, bei dem Informationen zwischen mehreren Beteiligten ausgetauscht werden:

• Business Units
• Corporate Insurance
• Versicherungsmakler
• Sonstige „Stakeholder“ wie Finanzen, HR, IT, Fuhrpark, etc.

Risiko- und Versicherungsdaten werden von verschiedenen Stellen innerhalb des Unternehmens dezentral erfasst, verschickt, zentral überprüft – eventuell wieder zurückgeschickt –überarbeitet, nochmal verschickt und letztendlich genehmigt. Dabei muss die Kontaktperson vor Ort Fragen (z.B. zu Mitarbeitern, Lohn- und Gehaltssummen, Fuhrpark, Umsätzen, etc.) unter Umständen an eine oder mehrere Person delegieren. Diese Personen kennt der Renewalkoordinator aus dem Konzernversicherungsmanagement natürlich nicht, sondern nur der Ansprechpartner vor Ort.

Ein unstrukturiertes Renewal bedeutet Stress für alle Beteiligten, lenkt vom Tagesgeschäft ab und verursacht unnötig hohe administrative Kosten.

Aber viel schlimmer als Frustration und hohe Kosten wiegt allerdings die Tatsache,

dass durch falsche oder unvollständige Daten keine risikooptimalen Prämien verhandelt werden können und Risiken somit eventuell über-, unter- oder im schlimmsten Fall gar nicht versichert sind.

Das Problem: Management-by-Excel und Datensilos

Aus meiner Erfahrung kann ich sagen, dass der Grund für schlechte bzw. unvollständige Daten und hohe Prozesskosten in den unzähligen, historisch gewachsenen „Datensilos“ liegt. Diese entstehen durch den unkoordinierten Einsatz von Eigenentwicklungen auf Basis von Excel, Access und Sharepoint.

Der Begriff Datensilo bzw. Dateninsel steht stellvertretend für alles, was den ungehinderten Fluss von Daten und Informationen innerhalb und außerhalb des Unternehmens behindert. Deshalb sind Datensilos auch der eigentliche Grund, warum ein relativ klar umrissener Prozess wie ein Versicherungsrenewal zu einem administrativen Chaos und einer ressourcenbindenden, kostenintensiven Vollzeittätigkeit wird.

Die Unfähigkeit, renewalrelevante Daten für alle Prozessbeteiligten effizient und in der geforderten Breite, Tiefe und Qualität zu erheben, hat neben den negativen Auswirkungen auf die Reputation der Corporate Insurance Abteilung als interner Dienstleister auch negative Konsequenzen auf die Risikokosten.

Die Lösung: ein modernes, interaktives und webbasiertes Renewalmanagement

Datenmanagement-Plattformen für das Risk- und Insurance Management sind entwickelt worden, um Datensilos, die im Zuge von typischen Prozessen quasi ad-hoc entstanden sind (Policenmanagement, Risikomanagement, Schadenmanagement, Renewalmanagement, etc.), aufzubrechen. Das Herz einer solchen Lösung ist ein zentrales, webbasiertes Datenlager.

Zusammengefasst ergeben sich folgende Vorteile 

Vorteil Nr. 1: Die Daten müssen nur einmal erfasst werden und sind dann konsistent über alle Module für alle berechtigten Nutzer sofort verfügbar.

Vorteil Nr.2: aktuelle und historische Daten (z.B. Vorjahreswerte) stehen für Analyse- und Auswertungszwecke (z.B. Wert-/Prämien-/Schadenentwicklung über die letzten x Jahre) auf Knopfdruck zur Verfügung.

Vorteil Nr. 3: Die Workflow-Funktionen der Datenmanagement-Plattformen nehmen Versicherungsmanagern lästige Aufgaben wie Plausibilitätschecks, Erinnerungsmails und Fortschrittsüberwachung ab. Daten werden bereits bei der Erfassung anhand von vordefinierten Kriterien überprüft, Erinnerungsemails und Workflows beim Eintritt bestimmter Ereignisse ausgelöst und Echtzeit-Statusdashboards automatisch erstellt.

Björn Heck ist Director bei der Ventiv Technology Deutschland GmbH. Schreiben Sie Björn eine E-Mail: bjoern.heck@ventivtech.com