Ich mag es überhaupt nicht, Zeit mit der Suche nach Sachen zu verschwenden. Und mit Sachen meine ich mein Handy, überfällige Rechnungen oder die Powerpoint-Präsentation, von der ich weiß, dass ich sie vor zwei Jahren mal gehalten habe.

Und wenn ich mit Kunden spreche, dann höre ich das Gleiche, nur in einem anderen Kontext. Nämlich, dass auch sie viel Zeit mit der Suche nach aktuellen Standortlisten mit Versicherungssummen, Schadenstatistiken oder Prämienübersichten verbringen.

Für jedes Problem gibt es eine Lösung und für das Problem Datenchaos und Intransparenz heißt die Lösung Risikomanagement-Informationssystem (RMIS).

In diesem Blog gehe ich auf die wesentlichen Vorteile ein, die ein RMIS als zentrale Datenmanagement-Plattform im direkten Vergleich zu Excel-Tabellen und traditionellen Datenbanken hat.

1. SPOT

Der größte Vorteil eines modernen RMIS ist seine Fähigkeit, beliebige Risiko-, Versicherungs- und Schadendaten an einem zentralen Ort zu speichern, zu konsolidieren und für Auswertungszwecke aufzubereiten. Ich spreche in diesem Zusammenhang gerne von einem RMIS als SPOT (Single Point of Truth). Der Begriff kommt ursprünglich aus dem Bereich Data Warehousing und Business Intelligence, aber im Prinzip ist ein RMIS nichts Anderes als ein „Mini-Datenlager“ mit einem Business Intelligence Tool zu Auswertungszwecken oben drauf.

Denn ein RMIS löst im Idealfall sämtliche Insellösungen ab, die sich im Laufe der Jahre etabliert haben und dient als zentrale Anlaufstelle für jegliche Art von Auskünften rund um das Themen Risk & Insurance Management.

2. Datenintegrität

Mit dem SPOT unmittelbar verbunden ist der Vorteil einer hohen Datenintegrität. Wenn Sie in Ihrer Abteilung noch flächendeckend „Management by Excel“ betreiben, dann wissen Sie, wieviel Zeit das hin und her kopieren von Daten aus einer Liste in eine andere in Anspruch nimmt. Neben menschlichen Fehlern, hervorgerufen durch unzählige copy & paste Aktionen, sind verteilte Datenbanken sowie inkonsistente Datenerfassung die drei Hauptursachen für schlechte Datenqualität und zeitaufwändige Datenbereinigungsaktionen.

Mit einem RMIS als zentrale Datenmanagement-Plattform entfällt das Problem der schlechten Datenqualität. Denn Daten werden bereits bei der Eingabe auf Vollständigkeit und Richtigkeit überprüft. Außerdem bietet ein RMIS die Möglichkeit, mittels „Audit Trail“ nachzuvollziehen, wer wann welche Daten erfasst oder geändert hat.

3. Vereinfachtes Reporting

Ein großer Nachteil verteilter Datenhaltung ist der Zeit- und Arbeitsaufwand für die Erstellung von Managementberichten. Die Daten müssen aus verschiedenen Quellen konsolidiert, harmonisiert und zu Auswertungszwecken manuell aufbereitet werden. Nicht zu unterschätzen ist in diesem Zusammenhang das Problem der Umrechnung von lokalen Währungen in eine oder mehrere Berichtswährungen.

Mit einem RMIS entfällt dieser Aufwand, denn weil sich die Daten bereits in einem geeigneten Format befinden, können Berichte, Auswertungen und Währungsumrechnungen quasi auf Knopfdruck und in Echtzeit erfolgen. Dadurch, dass ein RMIS viele der zeitaufwändigen Aufgaben übernimmt, bleibt Risk & Insurance Managern und ihren Teams mehr Zeit für Ihre eigentliche Aufgabe: das Analysieren von Risiken, das Identifizieren von Ursachen und Trends sowie das Treffen von Entscheidungen.

4. Höhere Effizienz

Durch den Wegfall von Insellösungen für das Datenmanagement entfallen manuelle Arbeiten wie die Überprüfung der Daten auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Mit einem RMIS können alle Beteiligten ihre Daten von überall und zur jeder Zeit an einem zentralen Ort erfassen. Außerdem übernimmt ein RMIS lästige Aufgaben wie das Verschicken von Benachrichtigungen und Erinnerungen, sobald ein bestimmtes Ereignis eintritt (z.B. Meldung eines Schadens, Deklaration eines Standortes). Last, but not least bietet ein RMIS die Möglichkeit, Risiko- und Schadendaten von Versicherern oder Maklern in regelmäßigen Abständen (z.B. monatlich) automatisch einzuspielen.

5. Schnellere und bessere Entscheidungen

Im digitalen Zeitalter spielt die Fähigkeit, die schnell wachsenden Datenmengen in entscheidungsrelevante Informationen umzuwandeln, eine immer größere Rolle. Nur so können Chancen frühzeitig erkannt und Risiken vermieden werden. Doch noch immer treffen zu viele Risk & Insurance Manager Entscheidungen zu spät und/oder verlassen sich ausschließlich auf ihr Bauchgefühl. Denn die Daten, auf denen ihre Entscheidungsfindung basiert, sind veraltet, unvollständig, falsch oder alles zusammen.

Mit einem RMIS haben Sie stets Zugriff auf aktuelle Daten und relevante Kennzahlen und können die Effektivität von getroffenen Maßnahmen zeitnah überwachen. Bedenken Sie auch, dass sich durch die Verknüpfung von Risiko-, Vertrags- und Schadendaten völlig neue Möglichkeiten der Datenanalyse und eine noch nie dagewesene Transparenz ergeben.

6. Geringere TCO

Viele Unternehmen stellen sich in Zeiten hohen Kostendrucks die „Make or Buy“-Frage in Bezug auf Ihre zukünftige Risk & Insurance Management Softwarelösung. Die Gesamtbetriebskosten, mit der die Entwicklungs- bzw. Anschaffungs- und Betriebskosten einer IT-Investition ausgedrückt werden, sind bei einer selbstentwickelten IT-Lösung um ein vielfaches höher. Denn bei einem modernen RMIS, das als SaaS (Software-as-a-Service) angeboten wird, zahlen Unternehmen nur für die zeitlich begrenzte Nutzung bestimmter Module und Funktionalitäten. Getreu dem Motto „think big, start small“, wächst ein RMIS mit den Anforderungen von Risk & Insurance Managern.

Zusammenfassung:

Meiner Meinung nach ist der größte Vorteil, dass ein RMIS durch mehr Transparenz und höhere Effizienz die Basis für die erfolgreiche Bewältigung der wichtigsten Aufgabe eines Risk & Insurance Managers darstellt: die Optimierung der Risikokosten.

Denn mehr denn je müssen Risk & Insurance Manager im 21. Jahrhundert den positiven Beitrag Ihrer Arbeit auf das Unternehmensergebnis jederzeit messbar und transparent darstellen können.