Im Zeitalter von Big Data erkennen mehr und mehr Unternehmen den Wert und die Bedeutung der Daten, die sie tagtäglich, quasi als Nebenprodukt und ganz beiläufig, im Rahmen ihrer Wertschöpfungsprozesse produzieren.

Dabei sind es oft dieselben Unternehmen, die auf völlig veraltete und ungeeignete Tools für das Datenmanagement und die Datenanalyse setzen. Die Rede ist hier von Excel-Tabellen.

Bereits in meinen Beitrag von letzter Woche bin ich kurz auf das Problem eingegangen, das ich sehe, wenn mir Risk & Insurance Manager oder Broker erzählen, sie setzen auch im Jahr 2016 noch auf Excel als primäres Tool für das Erheben von Risiko- und Exposuredaten für das Renewal ihres (internationalen) Versicherungsprogramms.

Ich wiederhole mich in diesem Zusammenhang gerne: Für die Datenanalyse/ -auswertung ist Excel hervorragend geeignet. Aber auch nur dann, wenn ein IT-Experte mit einer gehörigen Portion Business Know-How die Dashboards samt Diagrammen und Kennzahlen erstellt.

Hinzu kommt, dass Excel den „closed-loop“ Charakter des Risiko- und Versicherungsmanagements nur unzureichend unterstützt. Denn „managen“ heißt, die Performance eines Prozesses kontinuierlich zu überwachen und frühzeitig gegen zu steuern, wenn etwas aus dem Ruder läuft. Hierzu müssen Soll- und Ist-Kennzahlen definiert und zusammen mit weiteren Daten regelmäßig an Entscheidungsträger kommuniziert werden. Excel-Tabellenblätter sind für diese Aufgabe ein denkbar schlechter Kandidat. Warum? Hier sind meine Top 5 Gründe:

1. Excel ist unbeliebt

Ich weiß nicht warum, aber Excel hat einen eher schlechten Ruf. Insbesondere dann, wenn Sie nicht gerade Controller sind und Excel eher selten benutzen. Viele Menschen finden Daten in hunderten von Spalten und Zeilen schlichtweg verwirrend oder gar einschüchternd. Sie machen sich also von Anfang an wenig Freunde, wenn Sie eine E-Mail mit einem Excel-Anhang verschicken mit der freundlichen Bitte an den Empfänger, die renewalrelevanten Daten für seine Standorte in Spalten einzutragen, die sich über mehrere Bildschirmseiten erstrecken.

2. Zusammenhänge bleiben verborgen

Weil die Daten in Excel in Rohform vorliegen, ist es für den Risk & Insurance Manager schwierig zu interpretieren, was wichtig ist und was nicht bzw. ob die gelieferten Zahlen plausibel sind. Excel fordert Nutzer zum Beispiel nicht auf, eine Begründung einzugeben, warum ein Exposurewert (z.B. Umsatz, Anzahl Mitarbeiter oder Sachversicherungssumme) 10% über oder unter dem Vorjahreswert liegt.

3. Daten sind schwierig zu analysieren

Wie bereits erwähnt ist es ohne fortgeschrittene Excel-Kenntnisse nicht möglich, die Rohdaten in entscheidungsrelevante Informationen umzuwandeln und diese so aufzubereiten, dass jeder Empfänger die Daten in der Form zu sehen bekommt, die er für seine tägliche Arbeit benötigt. Hinzu kommt, dass die jährlich abgefragten Exposuredaten oftmals in separaten Excel-Dateien abgespeichert werden, was das Erstellen von Analysen über mehrere Jahre zusätzlich erschwert.

4. Keine Auditierbarkeit

Ein zunehmend wichtiger Aspekt ist die fehlende Möglichkeit, wer wann welchen Wert in einer Zelle wie abgeändert hat. Gerade in Zeiten gestiegener Compliance-Anforderungen und neuer Regularien wie dem UK Insurance Act wird die Auditierbarkeit von Exposure- und Risikodaten immer wichtiger. Excel ist in diesem Zusammenhang die denkbar schlechteste Lösung.

5. Fehlende Prozessunterstützung

Selbst im Zeitalter von Dropbox und Cloud-Computing bleibt es schwierig, eine Excel-Tabelle einer Vielzahl von Nutzern zum gleichzeitigen Lesen und Bearbeiten zur Verfügung zu stellen. Und dann bleibt immer noch das Problem, dass die Datei (oder Teile davon) aus Versehen gelöscht oder geändert werden können. Anstatt „live“ oder in „real time“ wird die Datei daher lieber per E-Mail verschickt, um dann in der Inbox des Empfängers verloren zu gehen.

Aber es gibt eine gute Nachricht: Mit einem modernen und kostengünstigen RMIS (Risikomanagement-Informationssystem) sagen Sie „good bye Excel-Chaos“ und „Hello, modernes Datenmanagement“. Ein RMIS erledigt die oben beschriebenen Nachteile eines „Datenmanagements by Excel“ im Vorbeigehen und ermöglicht durch die Tatsache, dass sämtliche Risiko-, Exposure-, Versicherungs- und Schadendaten an einem zentralen Ort gespeichert sind, völlig neue Auswertungen und eine bis dahin nicht gekannte Transparenz.

Mehr darüber, warum Sie sich überlegen sollten, in ein RMIS zu investieren, erfahren Sie in dem Blog „Was ist ein RMIS und wozu brauche ich eins?“