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Mobile Datenerfassung im Risk- und Insurance Management: Die nächste (R)Evolution

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Mobile Datenerfassung (MDE) erleichtert die ortsunabhängige Erfassung von Risiko-, Versicherungs- und Schadendaten und zwar dort, wo sie anfallen: beim Brand in der Werkshalle, bei der Besichtigung einer Fabrik oder bei der Befragung von Mitarbeitern im Rahmen eines Audits. Eine Bindung an stationäre Desktop-PCs entfällt und wird durch mobile Endgeräte (z.B. Tablet oder Smartphone) in Verbindung mit einer entsprechenden App ersetzt. Hierdurch können verschiedenste Geschäftsprozesse, wie die Meldung von Vorfällen und Schäden dahingehend optimiert werden, dass Zeit und Kosten für die Informationsgewinnung und -erfassung eingespart werden.

Im Überblick ergeben sich folgende Vorteile durch die mobile Datenerfassung:

  • Wegfall der redundanter Datenerfassung und Reduktion von Medienbrüchen
  • Hohe Datenqualität durch den Wegfall von Übertragungsfehlern zwischen Papier und PC
  • Möglichkeit, Daten offline zu erfassen und zu übertragen, sobald das Endgerät online ist
  • Möglichkeit, die Datenerfassung auf dem Tablet zu beginnen und am PC fertig zu stellen
  • Möglichkeit, Fotos, GPS-Koordinaten und Sprachnachrichten mit zu erfassen
  • Plausibilitätsprüfung bereits zum Zeitpunkt der Dateneingabe
  • Möglichkeit, den Bearbeitungsstatus in Echtzeit nachzuvollziehen

In Summe erspart die mobile Datenerfassung sowohl den Nutzern vor Ort, als auch der zentralen Risk- und Insurance-Abteilung (oder dem Qualitätsmanagement, oder der Werkssicherheit) viel Zeit und Kosten.

Typische Prozesse, wie die vorsorgliche Meldung von Vorfällen oder das Erfassen von Risikobesichtigungsberichten werden verschlankt und sind gleichzeitig weniger fehleranfällig. Mit der mobilen Datenerfassung gehört Papierchaos der Vergangenheit an. Die wesentlichen Vorteile, die MDE bietet, können am besten anhand von alltäglichen Arbeitsprozessen im Versicherungsmanagement veranschaulicht werden. Im Folgenden wird ein Beispielszenario skizziert, das die vorsorgliche Schadenmeldeprozess („First Notification of Loss“/FNOL) mit und ohne mobile Datenerfassung darstellt.

Schadenmeldung ohne mobile Datenerfassung

Der lokale Werksleiter an einem Produktionsstandort in Südamerika wurde durch einen seiner Mitarbeiter über eine defekte Walze informiert. Das Prozedere sieht eine zeitnahe Schadenmeldung an die zentrale Versicherungsabteilung in Deutschland zwecks Einleitung weiterer Schritte vor (abhängig von Schadenhöhe und Schadenausmaß).

Typischerweise muss der Werksleiter ein vordefiniertes Schadenmeldeformular entweder händisch ausfüllen, scannen und als E-Mail-Anhang an die interne Versicherungsabteilung schicken oder er muss, sollte bereits eine Art online-Meldeformular existieren, die Daten vom Papier nochmals händisch am PC nacherfassen. In beiden Fällen muss er Fotos, die er vom Schaden gemacht hat, von seiner Kamera/seinem Handy auf seinen PC übertragen und an die E-Mail bzw. das online-Formular anhängen.

Einen Überblick über den Bearbeitungsstand der an die Versicherungsabteilung gemeldeten Schäden (z.B. innerhalb der Eigentragung, nicht versichert, in Bearbeitung, weitere Infos benötigt, Zahlung erfolgt) erhält er zeitversetzt auf Nachfrage per email. Der Werksleiter hat also keine Möglichkeit, sich zeitnah einen Überblick über den Bearbeitungsstand der Schäden zu verschaffen. Fehlende Transparenz ist insbesondere im Frequenzschadenbereich ein Problem.

Ein weiteres Problem ist, dass die den Vorfall meldende Person im „Eifer des Gefechts“ oftmals vergisst, die für die Sachverhaltsprüfung benötigten Informationen zu erfassen (z.B. Beschreibung des Schadens, Schadenort/Werk, Fotos, etc.). Dies führt zu unnötigen Kommunikationsschleifen und Rückfragen und verlangsamt die Schadenbearbeitung durch die interne Versicherungsabteilung bzw. den zuständigen Dienstleister.

Vorteile der mobilen Datenerfassung im Beispielszenario

1. Durchgängig digitale und schlanke Prozesse

Durch die mobile Datenerfassung wird der skizzierte Schadenmeldeprozess deutlich verschlankt und vereinfacht (sowohl für die Person, die den Schaden meldet, als auch für die Personen, die den Schaden weiterverarbeiten). Es ist ein schneller und unkomplizierter Prozess möglich und das Papierchaos findet ein Ende. Der Werksleiter kann direkt mit der Aufnahme des Schadens von seinem Tablet oder Smartphone beginnen und ist nicht auf Unterlagen aus seinem Büro angewiesen (wo war nochmal das Schadenmeldeformular auf SharePoint? Wie war nochmal die URL für das online-Schadenmeldeformular?).

2. Interaktive, auf den Wissensstand des Erfassers abgestimmte Fragebögen

Ein ganz wesentlicher Vorteil ist die Möglichkeit, die mobile Datenerfassung interaktiv zu gestalten. So wird durch eine mehr oder weniger komplexe Verzweigungslogik sichergestellt, dass der Erfasser nur die Fragen beantworten muss, die für die Schadenbearbeitung auch tatsächlich relevant sind (wurden z.B. Dritte verletzt, müssen zusätzlich Fragen zu der geschädigten Person beantwortet werden. Wurde das Kfz eines Dritten beschädigt, sind auch diese Informationen relevant).

3. Hohe Datenqualität von Anfang an

Durch die Automatisierung von Prozessschritten entfallen auch mögliche Fehlerquellen einer herkömmlichen Datenerfassung. Die App überprüft sofort, ob bei der Eingabe Fehler gemacht wurden. Fehlerhafte Eintragungen im System durch Tippfehler, Zahlendreher oder nicht ausgefüllte Felder werden über die Automatisierung verhindert und die Datenqualität bereits bei der Datenerfassung erheblich erhöht.

4. Alles in Echtzeit, für alle Beteiligten

Die mobile Datenerfassung bietet außerdem zeitliche Vorteile. Zum einen werden immer die aktuellsten Daten aus der angebundenen Risiko- und Versicherungsmanagement-Plattform abgerufen und zum anderen können die Daten in der Plattform selber aktuell gehalten werden.

Im Bespielszenario kann der Werksleiter den aktuellen Bearbeitungsstand der eingereichten Schäden mit einem Blick auf die App erkennen. Denn die Daten liegen in der App in Echtzeit vor, es entsteht kein zeitlicher Verzug zwischen dem realen Prozessschritt und der Speicherung der Daten in der angeschlossenen Datenmanagement-Plattform. Hierdurch können Daten noch besser und präziser ausgewertet werden.

Mobile Datenerfassung ist die nächste Evolutionsstufe

Die Abkehr von papierbasierten Prozessen hin zu vollständig digitalisierten Prozessen über individuell konfigurierte online-Masken mit Pflichtfeldern, Plausibilitätschecks und Workflow-Unterstützung war und ist für viele Unternehmen ein wichtiger Schritt hin zu mehr Effizienz und Transparenz. Mobile Datenerfassung (MDE) ist die logische Weiterentwicklung dieses Ansatzes und quasi die nächste Evolutionsstufe.

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Beitragsbild: ISO Republic

Kategorien: Datenmanagement