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Risk & Insurance Management mit Spreadsheets: Time to say goodbye

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Kürzlich las ich den Artikel „Goodbye Spreadsheets, You Had a Good Run” von Mary Long. Darin geht es um ein Phänomen, dem ich seit Jahren in meinen Gesprächen mit Verantwortlichen für das konzernweite Risiko- und Versicherungsmanagement immer wieder begegne. Um zwar unabhängig davon, ob der Versicherungsmanager in einem mittelständischen Unternehmen oder einem DAX-Konzern arbeitet.

Das Phänomen ist, dass das Management der unternehmensweiten Risiko-, Versicherungs- und Schadendaten auch in Zeiten fortschreitender Digitalisierung und Vernetzung (Stichwort Cloud, Mobility, Internet of Things) immer noch weitestgehend in Excel stattfindet. Mal abgesehen davon, welche Aussage das über den Stellenwert eines unternehmensweiten Versicherungsmanagements zulässt, sollte man doch davon ausgehen, dass in Unternehmen, die Millionen für ERP, HR und CRM-Lösungen ausgegeben, auch ein IT-Budget für die Versicherungsabteilung zur Verfügung steht.

Denn auch wenn es sich beim Risk- und Insurance Management typischerweise um keine Kernkompetenz handelt, geht es - wie in allen Teilen der Wertschöpfungskette - um die Optimierung von Prozessen und Ressourceneinsatz. Eine Verschlankung von Prozessen und eine Entlastung von Mitarbeitern kann aber nur durch den systematischen Einsatz eines geeigneten IT-Tools erfolgen. Und Excel ist für diese Aufgabe leider überhaupt nicht geeignet.

Zurück in die Zukunft mit „Management-by-Excel“

Man muss sich das mal vorstellen: Das - ich nenne es mal – „Risk & Insurance Management Ökosystem“ (also Risiko- und Versicherungsabteilung des Kunden, interne Niederlassungen, externe Dienstleister wie Makler und Versicherer, etc.) basiert zum großen Teil  auf einem Tool, das in den späten 1970er Jahren von den Herren Bricklin und Frankston entwickelt wurde. VisiCalc, so der Name des Tools und quasi Ur-Ahn von Excel, war vor knapp 40 Jahre die erste „Killer-App“ für PCs (mit dem Speicherbedarf einer GIF-Bilddatei).

Meine Beobachtungen werden durch eine Studie aus dem Jahr 2016 gestützt, in der 70% der Risk- und Insurance Manager angeben, Excel sei das IT-Tool ihrer Wahl. Was sagt uns das? Dass sich die überwiegende Mehrheit der verantwortlichen Versicherungs- und Risikomanager mit einem IT-Tool zufrieden geben, das seinen Höhepunkt hatte, als ihre Eltern wahrscheinlich noch die Schulbank drückten!

Was man nicht misst, kann man nicht managen. Oder: den positiven Beitrag sichtbar machen

Was ist nochmal die Hauptaufgabe eines Risiko- und Versicherungsmanagers? Richtig, der Aufbau eines ganzheitlichen Risikomanagements, bei dem die folgenden Ziele im Vordergrund stehen sollten:

  • Die Risikolage des Unternehmens positiv verändern bzw. ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Ertrag (Chance) und Verlustgefahr (Risiko) herstellen.
  • Die unternehmensweiten Risikokosten optimieren.

Das Versicherungsmanagement (i.e.S.) nimmt im Rahmen des Risikomanagements eine wichtige Rolle ein, denn es ist ein wesentliches Werkzeug der Risikobewältigung bzw.-steuerung (z.B. Risikotransfer über Versicherungsverträge). Die Schaffung einer effektiven Risikokultur im Unternehmen ist in diesem Zusammenhang das Fundament und als „Agents of Change“ müssen Risk Manager einen wesentlich Beitrag zu dessen Schaffung leisten.

Aber letzten Endes geht es – insbesondere der Unternehmensführung – darum, den positiven Beitrag des Risiko- und Versicherungsmanagements auf den Unternehmenserfolg anhand von Zahlen und Fakten nachvollziehbar dargestellt zu bekommen. Und diese Transparenz und Nachvollziehbarkeit kann nicht mit Hilfe von antiquierten IT-Tools hergestellt werden.

Wir benutzen doch auch keine Wählscheibentelefone mehr oder schauen uns Filme auf VHS-Kassetten an. Warum um alles in der Welt verlassen sich Risiko- und Versicherungsmanager weiterhin auf Excel als das Datenmanagement-Tool ihrer Wahl?

Risk- und Insurance Management ist zu komplex für Excel, nicht aber für ein RMIS

Keine Frage: Excel ist gut geeignet für die Datenauswertung und -visualisierung und sollte weiterhin einen festen Platz im Toolkit eines jeden Managers haben. Aber in einer vernetzten und komplexen Welt, in der Prozesse länderübergreifend ablaufen und viele Parteien verteilt und zeitversetzt arbeiten, ist Excel denkbar schlecht geeignet.

Im Zeitalter von webbasierten Datenmanagement-Lösungen sind sog. Risikomanagement-Informationssysteme (RMIS) die bessere (und letztendlich auch günstigere) Wahl. Ein zentrales Datenlager für sämtliche unternehmensweiten Risiko-, Versicherungs- und Schadendaten (Stamm- und Finanzdaten) sowie beliebige Dokumente. Daten können entweder direkt, per online-Masken erfasst, oder automatisch über Schnittstellen mit internen (Buchhaltung, HR) oder externen Systemen (Makler, Versicherer) ausgetauscht werden.

Diese Daten und Informationen stehen RMIS-Nutzern in Form von aussagekräftigen Berichten, Auswertungen und Dashboards für ihre Arbeit in Echtzeit zur Verfügung. Und zwar egal wo auf der Welt sich die Nutzer befinden und wie sie auf das System zugreifen. Willkommen, Sie sind im digitalen Zeitalter angekommen!

RMIS als „Single Point of Truth“ für ein besseres Risk- und Insurance Management

Risiko- und Versicherungsmanager, die Ihre Arbeit ernst nehmen und in ihrem Unternehmen mit gutem Beispiel voran gehen wollen, sollten Excel nicht länger als Datenmanagement- und Reporting-Tool ihrer Wahl betrachten. Denn mit Excel ist kein einheitliches, unternehmensweites und nachhaltiges Risk- und Insurance Management möglich.

Excel fehlt eine wesentliche Eigenschaft, nämlich die Möglichkeit, einen sog. Single Point of Truth (SPOT) darzustellen, also einen zentralen Ort, in dem Daten aus unterschiedlichen Quellen von innerhalb und außerhalb des Unternehmens zusammenfließen: Vorfall- und Schadendaten, Daten zu Versicherungsverträgen, Risiken und Maßnahmen, Risikodaten zu Standorten, Unternehmenskennzahlen und Exposures, Besichtigungsberichte, Audits, gescannte Dokumente, etc.. Ein RMIS hilft darüber hinaus, all diese Daten in entscheidungsrelevante Informationen umzuwandeln und zwar auf Knopfdruck und ohne händisches, zeitaufwändiges und fehleranfälliges Hin- und Her-Kopieren von Daten.

Gehen Sie daher als Vorbild voran und entscheiden Sie sich für eine moderne, webbasierte und zukunftsorientierte Datenmanagement-Lösung in Form eines RMIS, das Ihnen heute und morgen hilft, Ihre Ziele zu erreichen. Benutzen Sie Excel aber gerne weiterhin für Ihr Reporting (aber auch das kann ein RMIS).

Beitragsbild: Pavan Trikutam auf Unsplash.com

Detaillierte Informationen über den Einsatz eines Risikomanagement-Informationssystems (RMIS)

Kategorien: RMIS