Heutige Datenmanagement- und Analytics-Lösungen für das konzernweite Risiko- und Versicherungsmanagement helfen bei der Automatisierung von wiederkehrenden Prozessen (z.B. Meldung von Vorfällen/Schäden, Managen von Risko-Audits, Erheben von Risikodaten) und der Umwandlung von Risiko-, Schaden- und Versicherungsdaten in aussagekräftige Informationen. Und zwar in Echtzeit und auf Knopfdruck.

Moderne, web-basierte Plattformen bieten immer mehr Möglichkeiten, den Überblick zu behalten, Prozesse zu verschlanken und die Risikokosten zu optimieren. All diese Vorteile gehen an Ihnen vorbei, wenn Sie weiterhin an „Management-by-Excel-Tabellen“ und veralteten IT-Systemen festhalten.

Im Folgenden beschreibe ich neun Anzeichen, warum Sie die aktuelle Datenmanagement-Strategie für Ihr konzernweites Risiko- und Versicherungsmanagement überdenken sollten:

1. Zeitdruck

Klassisches Beispiel „Erheben von Risikoinformationen für das Versicherungsrenewal“. Aus meiner Erfahrung behaupte ich jetzt mal, dass Sie (oder viel schlimmer Ihr Broker – den Sie dafür bezahlen) Wochen, wenn nicht gar Monate, damit verbringen, Daten per Excel einzusammeln, zu konsolidieren, zu formatieren und zu analysieren, um sich auf eine Prolongation vorzubereiten. Bei all dem administrativen Aufwand bleibt nicht viel Zeit für wirklich wichtige Aufgaben, die einen Mehrwert schaffen.

2. Insellösungen und verteilte IT-Systeme

Es ist ganz einfach: Wenn Ihre IT-Systeme (z.B. Buchhaltung, MVP) und Excel-/Access-/Sharepoint-Lösungen nicht miteinander kommunizieren, dann verbringen Sie und/oder Ihr Team wahrscheinlich viel Zeit damit, die konzernweiten Risiko- und Versicherungsdaten manuell zusammenzuführen.

3. Schlechte Datenqualität

Ganz wichtiger Punkt: Wie verlässlich sind Ihre Daten eigentlich, oder die, die Sie von Ihre Dienstleister (Broker/VR) bekommen? Das Auffinden und Korrigieren eines Fehlers in einer Excel-Tabelle oder einer Datenbank ist wie das Finden einer Nadel im Heuhaufen. Selbst kleine, nicht erkannte Fehler können verheerende Auswirkungen auf die Datenintegrität und zu einer Katastrophe führen, wenn diese Informationen für wichtige Geschäftsentscheidungen verwendet werden.

4. Fehlender Überblick

Wenn Risiko-, Schaden- und Versicherungsdaten verteilt gespeichert sind, ist es fast unmöglich, die Zusammenhänge zwischen einzelnen Risiken und deren Auswirkung auf das Unternehmen zu identifizieren und zu visualisieren.

5. Nutzer_Un_freundlichkeit

Wenn Sie erst zurück ins Büro gehen müssen, um z.B. ein Schadenmeldeformular aus dem Firmenintranet herunterzuladen und auszufüllen, können wichtige Details verloren gehen oder vergessen werden – das ist ein Problem, denn Sie können nur aus Fehlern lernen, von denen Sie wissen und die Sie auswerten können.

6. Reporting

Wenn Sie Informationen aus unterschiedlichen Quellen händisch zusammenkopieren müssen – oder gar nicht erst erfassen - können Sie wahrscheinlich auch keine aussagekräftigen Berichte erstellen. Und diese Art von ad-hoc-do-it-yourself-Berichten bedeutet, dass Sie jedes Mal von vorne anfangen müssen, wenn sich die Berichtsanforderungen ändern oder jemand einen anderen Bericht möchte.

7. Fragmentierte Informationen

Wenn Sie Daten nicht an einer zentralen Stelle speichern, sondern in mehreren Systemen – unter Umständen auch außerhalb ihrer Unternehmens-Firewall , verschwenden Sie nicht nur unnötig Zeit, sondern Sie verursachen auch Probleme mit dem Workflow, der Datenkonsistenz und der Transparenz (und all das kostet letztendlich Geld).

8. Compliance

Immer höhere Compliance-Anforderungen, verbunden mit einer stärkeren Kontrolle durch die Aufsichtsbehörden, erhöhen den Druck, verlässliche Berichte zur Entwicklung der Risikosituation quasi auf Knopfdruck zur Verfügung stellen zu können. Wenn Ihre aktuellen IT-Tools dazu nicht in der Lage sind, kann Sie das am Ende viel Geld kosten.

9. Datenschutz

Wenn Person in der Lage sind, Zugang zu Ihrem System zu erhalten, dieses zu hacken oder unbemerkt Änderungen an Daten vorzunehmen, könnten Sie in ernsthafte Schwierigkeiten geraten - besonders wenn die Informationen vertraulich und personenbezogen sind.

Wenn Sie mit dem, was Sie haben, zufrieden sind, wird es für Sie und Ihr möglicherweise immer schwieriger, Risiken effektiv zu managen und den positiven Beitrag Ihrer Arbeit auf das Unternehmensergebnis anhand von konkreten Fakten darzustellen. Lassen Sie sich nicht länger von Ihrer veralteten IT zurückhalten.

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Björn Heck ist Director bei der Ventiv Technology Deutschland GmbH. Schreiben Sie Björn eine E-Mail: bjoern.heck@ventivtech.com