Im letzten Jahr habe ich einige Artikel darüber geschrieben, warum es für Entscheider im konzernweiten Risiko- und Versicherungsmanagement („ Corporate Risk & Insurance Manager“) von entscheidender Bedeutung ist, die Kontrolle über Ihre Vertrags-, Risiko- und Schadendaten zu haben. Und zwar zu jeder Zeit und unabhängig davon, wer der besitzende Makler oder Versicherer ist.

Dienstleister kommen und gehen: Makler werden ausgetauscht und Versicherungsprogramme umgedeckt. Aber egal was „hinter dem Vorhang“ passiert. Nach außen sind Sie als Risikomanager und Versicherungseinkäufer immer verantwortlich für die operative Umsetzung der Risikostrategie und die optimale Absicherung der Unternehmensrisiken. Keine leichte Aufgabe, bedenkt man z.B. die vielen neuen Risiken, die es zusätzlich zu den traditionellen Risiken zu bewältigen gilt: Cyberrisiken, Reputationsrisiken, Lieferkettenrisiken. You name it.

Und dann sind da noch die vielen internen und externen Stakeholder, die Ihr Leben auch nicht gerade einfacher machen. Das sind zum einen die erheblich gestiegenen Anforderungen seitens Ihres Managements, die von Ihnen wissen wollen, welchen Beitrag Sie eigentlich zum Unternehmenserfolg leisten. Dann sind da noch die Versicherer mit ihren Underwriting-Abteilungen, die immer detailliertere und umfangreichere Risikoinformationen für eine Quotierung benötigen. Und last, but not least, Ihre Ansprechpartner in den Niederlassungen, die Sie fragen, wieso sie eigentlich eine so hohe Prämie im Vergleich zu anderen Standorten zahlen und warum die Schadenregulierung so lange dauert.

Risk & Insurance Manager müssen in der Lage sein, all diese Anforderungen abzudecken und Fragen nachvollziehbar und zeitnah zu beantworten. Hierfür benötigt er Zahlen, Daten, Fakten. Und zwar viele. Und die müssen erst einmal erfasst, gespeichert und ausgewertet werden. 

IT-Tools: notwendig, aber nicht hinreichend

Entgegen vorherrschender Meinung lässt sich die dem Risk & Insurance Management innewohnende Komplexität leider nicht durch den bloßen Einsatz von Technologie reduzieren. Ein IT-Tool, oder eine wie auch immer geartete Technologie, kann für sich allein nie die Lösung eines komplexen Problems sein. Erst wenn klar ist, wie bestehende Prozesse und Verantwortlichkeiten aussehen, kann man sich darüber Gedanken machen, wie sich Prozesse und die Zusammenarbeit von Beteiligten mit Hilfe eines IT-Tools effizienter gestalten lassen.

Um es mit einem Begriff aus der Theorie wissenschaftlicher Erklärungen zu sagen: Ein IT-Tool ist eine notwendige Bedingung (da unersetzlich für ein effizientes und transparentes Risiko- und Versicherungsmanagement), aber nicht hinreichend (da es zusätzlich sauber definierter Prozesse und Regeln der Zusammenarbeit bedarf).

Ein RMIS bringt Menschen, Prozesse und Daten zusammen

Die gute Nachricht: Es gibt eine Evolutionsstufe nach „Management-by-Excel-Spreadsheets“, Aktenordnern, Meldeformularen und selbstgebaute Sharepointseiten oder Access-Datenbanken. Nämlich moderne, internetbasierte Datenmanagement-Lösungen (bekannt als RMIS, Risikomanagement-Informationssysteme), die Risk & Insurance bei der Bewältigung Ihrer operativen und stratgischen Aufgaben unterstützen. Ein solches RMIS ermöglicht es, Menschen, Prozesse und Daten orts- und zeitunabhängig auf einer einzigen Plattform zusammenzubringen. Als zentrale „Datendrehscheibe“ ist es die Grundlage für einen effizienten, transparenten und durchgängig digitalen Austausch von Daten, Informationen und Dokumenten zwischen allen Prozessbeteiligten. Und auf diesem Datenlager sitzt ein integriertes Reporting, das die gespeicherten Daten auf Knopfdruck in aussagekräftige Informationen umwandelt und über Dashboards und Berichte allen Beteiligten zur Verfügung stellt.

Jetzt sagen Sie vielleicht: „Hört sich toll an, aber wie bekomme ich meine Stakeholder (Niederlassungen, Makler, VR, Management, etc.) dazu, auf einer solchen Plattform zu arbeiten? Was sind die Vorteile?“

Win-Win für alle Seiten erhöht die Erfolgschancen für ein RMIS

Die Vorteile eines RMIS werden am Beispiel des Schadenmeldeprozesses nachvollziehbar. Dank Mobile-App Technologie lässt sich zum Beispiel die Erstschadenmeldung vom Schreibtisch an den „Point of Incident“ verlegen. So kann mit Hilfe einer Schaden-App der Werksleiter (erfahrungsgemäß kein ausgewiesener Versicherungsexperte) mit seinem Tablet oder Smartphone ganz einfach die für die weitere Bearbeitung relevanten Erstinformationen zu einem Vorfall –auch offline- erfassen (inkl. Fotos und GPS-Informationen). Diese werden an das RMIS übertragen, sobald er wieder online ist.

Kein Ausfüllen von Schadenmeldeformular, kein Verschicken von E-Mails oder Faxen. Der Vorfall wird als Datensatz im RMIS angelegt und relevante Stakeholder (z.B. Makler, Versicherer, zentrale Versicherungsabteilung) werden automatisch per E-Mail informiert. Sämtliche Kommunikation und Dokumente, die die beteiligten im weiteren Verlauf der Schadenbearbeitung austauschen, wird automatisch im RMIS gespeichert. Über den gesamten Schadenlebenszykus hält das RMIS alle Beteiligten auf dem Laufenden. Der Status ist zudem jederzeit im RMIS selber nachvollziehbar und bis auf Feldebene auditierbar (wer hat wann was von wo nach wo verändert).

Fazit

Ein RMIS in Verbindung mit einer intuitiv zu bedienenden Schaden-App ermöglicht die zeitnahe und unkomplizierte Erfassung von Vorfällen, nicht versicherten Ereignissen oder Schäden im Selbstbehalt. Dadurch schafft es eine nie dagewesene Transparenz über die tatsächlichen Risikokosten und senkt zugleich die Kosten für alle Beteiligten (keine doppelte Datenerfassung, besserer Cashflow, weniger Aufwand für die Datenauswertung, etc.)

Eine mobile Schaden-App ist nur ein Beispiel dafür, wie eine Win-Win-Situation für alle am Risk & Insurance Management-Prozess beteiligten Personen erzielt werden kann. Auf weitere konkrete Anwendungsfälle gehe ich in meinem nächsten Beitrag ein.