Es gibt sieben ganz einfache Fragen, die Sie potentiellen Anbietern von Risk- und Insurance-Management Software (RIMS) im Rahmen des Auswahlprozesses auf jeden Fall stellen sollten. Denn die Antworten auf diese Fragen vermitteln Ihnen unmittelbar einen ersten Eindruck über dessen Leistungsfähigkeit in wichtigen Bereichen (insbesondere Technologie und Kundenorientierung).
Zögern Sie daher nicht, potentiellen Anbietern die folgenden Fragen möglichst früh (evtl. bereits beim ersten Telefonat) zu stellen:
1. Wird die Software gehostet oder auf unseren Servern installiert?
Bei der gehosteten Variante benötigen Sie nichts weiter als einen gängigen Browser, um die Software von jedem interfähigen Endgerät zu nutzen. Der Software Anbieter erhält für die Bereitstellung seiner IT Infrastruktur und dafür, dass er sich um Wartung, Upgrades/Updates und Datenbackups kümmert, von Ihnen eine (monatliche/jährliche) Servicegebühr. Sie oder Ihre IT-Abteilung müssen sich somit um nichts „technisches“ kümmern. Bei der installierten Variante hingegen obliegt die Bereitstellung der Server und das Einspielen von Updates, Upgrades, etc. Ihrer IT Abteilung.
2. Bieten Sie eine vorkonfigurierte "out-of-the-box"-Lösung?
Vorkonfigurierte Masken, Geschäftsregeln, Prozesse/Workflows und Berichte/Dashboards - basierend auf best-practices - ermöglichen es Ihnen, sofort loszulegen und das System peu-à-peu im laufenden Betrieb an ihre Anforderung anzupassen bzw. feinzutunen. Im Gegensatz dazu kann es bei einer sog. „Greenfield Implementierung“ mehrere Monate dauern, bis sämtliche Anforderung identifiziert, dokumentiert und systemseitig umgesetzt worden sind.
3. Kann ich die Software vorher testen?
Treffen Sie ihre Entscheidung für eine Software nicht blind! Wenn Sie ein Auto kaufen, dann wollen sie es doch auch vorher ausgiebig testen, oder?. Gleiches gilt für den Kauf einer Software. Viele Anbieter ermöglichen es Interessenten, ihre Software für einen bestimmten Zeitraum auf Herz und Nieren zu testen. Und während sie dies tun, bekommen sie einen guten Eindruck von Aufbau, Bedienbarkeit und Geschwindigkeit der Software.
Und vergessen Sie nicht, die immer wichtiger werdenden mobilen Fähigkeiten der Software zu testen, wie Apps oder die Darstellung von Masken und Auswertung auf einem Tablet oder Smartphone. Bedenken Sie, dass immer mehr User über mobile Endgerät Software interagieren. Eine gute Customer Experience (CX) und frustfreie Bedienbarkeit legt den Grundstein für eine hohe Nutzerakzeptanz und langfristiges Buy-In.
4.Wie kommen meine Daten in die Software?
Über manuelle Datenerfassung per online-Formular oder App, self-service Tools für den Datenimport über Excel oder über automatisierte Dateneinspielungen bzw. Schnittstellen und APIs (Advanced Programming Interfaces)?
Wie geht der Softwareanbieter bei der Einspielung ihrer aktuellen und historischen Risik-, Schaden- und Versicherungsdaten vor? Eventuell fallen für die einmalige Datenmigration zusätzliche Kosten an. Klären Sie die Kosten für optionale sogenannte „Data Services“ im Vorfeld.
5. Wie sieht der Support im laufenden Betrieb der Software aus?
Erfahrungsgemäß sind die ersten 6 Monate nach go-live die anspruchsvollsten. Denn in dieser Zeit rollen sie die Software unternehmensweit aus und müssen sicherstellen, dass alle User das System entsprechend ihren Anforderungen bedienen können .
In dieser Zeit werden Sie die Hilfe Ihres Softwareanbieters verstärkt in Anspruch nehmen. Fragen Sie daher, ob die Jahresgebühr auch ein bestimmtes Kontingent an Supportstunden enthält, das z.B. für Schulung oder Konfigurationsarbeiten verwendet werden kann. Wichtig ist ebenfalls die Möglichkeit des Anbieters, E-Mail- und Telefonsupport in lokaler Sprache anbieten zu können.
6. Kann ich die Software nach go-live selber anpassen?
Es ist sehr wahrscheinlich, dass sie im operativen Betrieb kleinere (oder größere) Änderungen an Ihrer Konfiguration vornehmen wollen (z.B. neue Masken erstellen, Felder und Geschäftsregeln ändern Workflows einrichten oder neue Berichte/Dashboards erstellen).
Müssen solche Änderungswünsche durch einen Spezialisten des Softwareanbieters programmiert werden oder gibt es Self-Service Werkzeuge, damit sie diese Aufgaben eigenständig übernehmen können? Wie einfach ist die Bedienung dieser Admin-Tools?
7. Wie skalierbar und flexibel ist die Software?
Unternehmen kaufen und verkaufen Geschäftsbereiche, Nutzer kommen hinzu und Reportinganforderungen ändern sich. Fragen Sie Ihren Anbieter, wie flexibel die Software auf z.B. mehr Nutzer, mehr Daten, komplexere/neue Prozess und gestiegene Compliance-Anforderungen reagiert.
Bereits die Beantwortung dieser sieben, recht simplen Fragen vermittelt Ihnen einen guten Eindruck über die menschliche und technische Leistungsfähigkeit ihres Anbieters und seiner Software. Und zwar im Vorfeld der Erstellung eines detaillierten Anforderungskataloges.
Björn Heck ist Director bei der Ventiv Technology Deutschland GmbH. Schreiben Sie Björn eine E-Mail: bjoern.heck@ventivtech.com
